Procédure missions

Rappel
Préalablement à tout déplacement professionnel, vous devez obligatoirement remplir une demande d'ordre de mission (O.M) au moins 15 jours avant votre départ. L'ordre de mission vaut autorisation d'absence de l'employeur et garantit votre couverture en cas d'accident. Il permet également d'obtenir le remboursement des frais engagés sous réserve de produire les pièces justificatives.


1/ Avant son départ, le missionnaire

- Réserve son transport et/ou son hébergement (pour la France) sur le portail simbad du CNRS [ http://www.dgdr.cnrs.fr/achats/agence/simbad.htm ] et transmet une demande d'achat au service administratif
- Remplit sa demande d’ordre de mission (fichier PDF ou Word), fait signer sa demande par le responsable de la ligne de crédits "mission" de son équipe (si hors contrat) puis la remet au service administratif accompagnée, le cas échéant, du programme de prise en charge de la conférence
Attention  : vous devez envoyer simultanément (si possible le même jour) votre réservation simbad et votre demande d’ordre de mission signée au service administratif et ce 15 jours avant votre départ (sauf urgence)
- Le gestionnaire établit l’ordre de mission, le fait signer par le directeur de laboratoire et le remet au missionnaire

2/ Le missionnaire part en mission en possession de son ordre de mission original
 
3/ A son retour

- Le missionnaire remplit un état de frais, le signe et le remet au service administratif avec les pièces justificatives (cf. intranet CNRS pratique) accompagné de son ordre de mission original au maximum une semaine après son retour
- L’état de frais (contre-signé par le directeur d’unité), ainsi que l’ordre de mission original sont envoyés par le gestionnaire aux services financiers (CNRS-DR4)
- L’agent est remboursé directement par les services financiers sur son compte
- Les justificatifs sont conservés au laboratoire en cas de contrôle.

Remarques importantes

- Agents dont l'employeur est l'université : nous ne sommes pas habilités à délivrer des OM sans frais pour les agents universités qui doivent en faire la demande auprès des services missions/RH de l'université "employeur". Même si vous disposez d'un OM CNRS (ou autre) avec frais, vous devez demander un OM sans frais à votre université de rattachement.
- L'utilisation d'un taxi lors d'une mission est soumise à l'approbation du directeur d'unité
- Déplacements à l'étranger : déclaration sur le site SAME et Ariane obligatoires
- A l'étranger, c'est votre facture d'hôtel qui déclenche le versement des indemnités journalières, cette facture doit être à votre nom ou si vous partagez une chambre au nom des deux personnes
- Si vous allez dans un pays à risque, vous devez obtenir une autorisation du fonctionnaire sécurité-défense ; vous devez préparer votre mission 7 semaines à l'avance afin d'obtenir les documents à temps
- Pour les déplacements en véhicule personnel, fournir au service administratif assurance, carte grise et permis de conduire en cours de validité

Attention
Nouvelles consignes à respecter pour toutes missions vers les USA : procédure CNRS pour les déplacements aux États-Unis

Liens utiles "partir en mission"
https://www.imnc.in2p3.fr/ : rubrique Intranet IMNC : Documents internes IMNC > Formulaires administratifs > Missions
https://intranet.cnrs.fr/Cnrs_pratique/partir_mission